5 sfaturi pentru organizarea și siguranța documentelor într-o instituție

Organizarea și siguranța documentelor într-o instituție sunt două aspecte ce necesită o atenție sporită și implică utilizarea mai multor resurse, atât umane, cât și tehnologice. 

Într-o instituție, actele și documentele trebuie organizate și păstrate, astfel încât să fie în siguranță pentru a respecta legea GDPR-ului, dar și pentru a le accesa mai rapid și ușor atunci când avem nevoie de ele. În România, legea arhivării spune că toate documentele, în special cele legate de partea financiar-contabilă, trebuie arhivate în format fizic pe o durată de 5-10 ani în urmă. Cu toate acestea, securitatea tuturor datelor trebuie să meargă pe două direcții: fizică și electronică.

Iată ce poți face pentru a avea un cadru de muncă sigur și organizat pentru documentele și actele dintr-o instituție, din punct de vedere logistic și administrativ.

    1. Poți începe cu implementarea de programe de software care să incorporeze toate intrările și ieșirile de documentele

Apelarea la un program software care să fie adaptat pe nevoile și cerințele unei instituții este una dintre cele mai bune decizii. În primul rând, așa cum sunt explicate în acest articol, funcționalitățile unui astfel de soft ajută organizația în activitatea de Registratură. În al doilea rând, softul poate fuziona cu alte aplicații din mediul digital de lucru al instituției. Și nu în cele din urmă, sincronizarea informațiilor prin intermediul acestuia ajută la crearea unei viziuni ample asupra unui dosar.

    2. Securitatea informațiilor trebuie asigurată în primul rând fizic

Actele trebuie să fie depozitate în dulapuri cu cifru, rezistente la incendiu și ferite de intențiile de sustrageri și la care să aibă acces doar anumite persoane desemnate în prealabil. De asemenea, este recomandat ca documentele să stea în dosare, înfoliate, parafate și ordonate cronologic. 

    3. Arhivarea electronică este și ea esențială

În zilele noastre, multe instituții aleg arhivarea și păstrarea actelor în format electronic. Acest lucru se poate face prin aplicarea mai multor măsuri de siguranță. Una dintre acestea, este stocarea documentelor pe harduri externe cu backup-uri realizate la intervale regulate de timp. Alături de aceasta, orice firmă care se respectă folosește licența unui antivirus bun. 

    4. Pentru o securitate cât mai bună a documentelor, angajații trebuie să aibă parte în mod regulat de traininguri

Și anume, angajații trebuie învățați să folosească parole puternice pentru datele la care au acces și să le schimbe la o anumită perioadă de timp. Totodată, parolarea tuturor dispozitivelor care se folosesc pentru munca de zi cu zi este importantă. Îndrumarea lor mai trebuie să includă cunoștințe despre confidențialitate și importanța păstrării datelor legate de clienți. Chiar dacă această etapă costă, pe termen lung instituția scapă de posibilele viitoare costuri survenite în urma unor breșe de informații.

    5. Crearea un sistem de organizare a documentelor pe departamente

Dacă ești persoana responsabilă cu evidența și organizarea actelor într-o instituție, află că primul pas în acest proces este să-ți creezi un sistem. Te poți lua după mai multe criterii de sortare, de exemplu, după clienți, după departament (legal, financiar, HR) sau pe perioade de timp. Oricare ar fi criteriile, urmează regula de aur a organizării actelor: să fie intuitivă. Chiar și în lipsa ta, înlocuitorul să-și poată da seama unde să caute dacă are nevoie de un anume document.

După cum spune și Kat Boogaard, organizarea, arhivarea și securitatea documentelor sunt aspecte importante în care orice instituție trebuie să investească timp, resurse și bani. În felul acesta, bunul mers al activității va decurge fără întreruperi.

Sursa foto: pexels.com